Nhiều doanh nghiệp và bộ phận mua hàng luôn đối mặt với áp lực cân đối ngân sách tiếp thị sao cho vừa tiết kiệm tối đa, vừa đảm bảo chất lượng quà tặng đồng đều qua từng sự kiện lớn nhỏ. Câu hỏi “Có nên đặt gộp quà tặng dùng cho cả năm để hưởng chiết khấu cao?” luôn là bài toán đau đầu của các nhà quản lý mỗi kỳ lập kế hoạch dự toán. Với bề dày kinh nghiệm thực chiến trong ngành sản xuất và cung ứng giải pháp tặng phẩm toàn quốc, Thế Giới Quà Tặng sẽ bóc tách toàn diện mọi khía cạnh xoay quanh việc gom đơn số lượng lớn, từ lợi ích tài chính, rủi ro tồn kho tiềm ẩn cho đến chiến lược phân bổ đơn hàng thông minh nhất cho doanh nghiệp.
Chiến lược đặt gộp quà tặng dùng cho cả năm là hình thức doanh nghiệp tổng hợp mọi nhu cầu phát sinh trong mười hai tháng để đặt hàng cùng lúc. Thay vì chia nhỏ theo từng đợt như lễ Tết, kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị khách hàng, ngày Quốc tế Phụ nữ hay chiến dịch tri ân đối tác, doanh nghiệp sẽ gộp toàn bộ thành một hoặc hai hợp đồng lớn.
Phương thức này bắt nguồn từ nguyên lý kinh tế về quy mô sản xuất trong ngành công nghiệp quà tặng và in ấn thương hiệu. Khi tổng sản lượng một đơn hàng tăng vọt từ vài chục chiếc lên hàng nghìn chiếc, các xưởng sản xuất sẽ tối ưu hóa được công suất vận hành máy móc, chi phí làm khuôn in logo, phôi nguyên liệu thô đầu vào và thời gian thiết lập dây chuyền. Điều này tạo cơ sở vững chắc để nhà cung cấp đưa ra mức giá ưu đãi cùng tỷ lệ chiết khấu sâu nhất cho khách hàng.
Tại thị trường Việt Nam, xu hướng này xuất hiện phổ biến ở các tập đoàn, chuỗi ngân hàng, công ty bảo hiểm và doanh nghiệp quy mô vừa và lớn sở hữu dòng vốn ổn định. Tuy nhiên, để đưa ra quyết định có nên xuống tiền đặt cọc số lượng lớn ngay từ đầu năm hay không, doanh nghiệp cần nhìn nhận thấu đáo cả hai mặt của bài toán tài chính và vận hành.
Quyết định đặt gộp quà tặng mang lại nhiều giá trị thiết thực nếu doanh nghiệp có kế hoạch truyền thông nội bộ và ngoại giao đối ngoại rõ ràng. Dưới đây là những lợi thế nổi bật giúp doanh nghiệp giải phóng áp lực chi phí và nhân sự trong suốt cả năm vận hành.
Mức giá trên từng đơn vị sản phẩm luôn tỷ lệ nghịch với số lượng đặt hàng trong một khuôn mẫu in ấn. Khi đặt gộp cả năm, mức chiết khấu có thể dao động từ 15% đến 35% so với việc đặt lẻ tẻ từng đợt nhỏ. Các chi phí cố định như khuôn in lụa, trục in chuyển nhiệt, khuôn khắc laser kim loại hoặc bản khắc nổi dập chìm trên da chỉ phải tính một lần duy nhất thay vì cộng dồn nhiều lần qua mỗi sự kiện.
Ngoài giá thành sản phẩm, doanh nghiệp còn cắt giảm triệt để các chi phí vô hình khác như phí vận chuyển nội thành, phí bốc dỡ kho bãi và phí xử lý hành chính hợp đồng. Nguồn nguyên vật liệu nhập số lượng lớn vào mùa thấp điểm đầu năm thường có mức giá cạnh tranh hơn rất nhiều so với thời điểm giá nguyên liệu leo thang vào mùa cao điểm cuối năm.
Một trong những vấn đề khiến nhiều người làm truyền thông đau đầu là sự lệch màu logo hoặc quy cách đóng hộp giữa các đợt đặt hàng khác nhau. Khi đặt hàng chia nhỏ theo từng tháng hoặc từng quý, việc đổi lô nguyên vật liệu hoặc thay đổi thợ in rất dễ dẫn đến sai lệch về sắc độ nhận diện thương hiệu chuẩn.
Việc sản xuất đồng loạt trong một mẻ hàng duy nhất đảm bảo sự nhất quán tuyệt đối về chất liệu vải, độ dày của kim loại, màu men sứ và độ sắc nét của hình in. Từng chiếc bình giữ nhiệt in logo, từng cuốn sổ tay bìa da hay từng chiếc balo quà tặng trao đến tay đối tác đều giữ nguyên một quy chuẩn chất lượng cao cấp, thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.
Các dịp lễ tết cuối năm hoặc tháng tri ân khách hàng thường là thời điểm các xưởng sản xuất rơi vào tình trạng quá tải đơn hàng. Nếu đặt cận ngày, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro trễ tiến độ giao hàng, chất lượng gia công bị ẩu do ép tiến độ, hoặc thậm chí bị từ chối đơn hàng do nhà máy hết công suất nhận việc.
Đặt gộp quà tặng ngay từ đầu năm giúp phòng hành chính nhân sự và phòng tiếp thị hoàn toàn chủ động về mặt thời gian. Khi sự kiện diễn ra, tặng phẩm đã sẵn sàng nằm trong kho lưu trữ, chỉ cần xuất kho và sử dụng mà không cần phải lo lắng thúc ép tiến độ nhà cung cấp hay chấp nhận các mẫu sản phẩm thay thế kém chất lượng ngoài ý muốn.
Quy trình phê duyệt mua sắm tại các doanh nghiệp thường trải qua nhiều bước rườm rà như khảo sát giá thị trường, chọn lọc ba bảng báo giá cạnh tranh, xin duyệt ngân sách từ ban giám đốc, làm hợp đồng và hoàn thiện chứng từ thanh toán. Việc thực hiện quy trình này lặp đi lặp lại 5 đến 7 lần trong năm gây lãng phí rất nhiều thời gian làm việc của nhân sự.
Khi gom đơn cho cả năm, toàn bộ quy trình hành chính này chỉ cần thực hiện duy nhất một lần. Đội ngũ phụ trách thu mua có thể giải phóng quỹ thời gian quý báu để tập trung vào các công việc chuyên môn mang tính chiến lược hơn, đồng thời hạn chế tối đa các sai sót phát sinh trong khâu kiểm tra chứng từ kế toán.
Bên cạnh những lợi ích rất lớn về chi phí và tính chủ động, việc dồn ngân sách vào một đơn hàng lớn cũng đi kèm với không ít rủi ro về mặt vận hành và tài chính. Nhà quản lý cần cân nhắc kỹ các rào cản dưới đây để đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.
Lưu kho hàng nghìn sản phẩm quà tặng đòi hỏi một diện tích bảo quản đủ rộng, thoáng mát và khô ráo để tránh ẩm mốc. Nếu doanh nghiệp không có kho riêng mà phải thuê kho ngoài, khoản tiền thuê mặt bằng tích lũy qua nhiều tháng có thể bù trừ hết số tiền chiết khấu được hưởng từ ban đầu.
Khí hậu nhiệt đới gió mùa tại Việt Nam với độ ẩm cao là tác nhân trực tiếp gây hư hại cho nhiều loại tặng phẩm nếu để lâu ngày. Các sản phẩm bằng da công nghiệp dễ bị bong tróc, đồ điện tử như pin sạc dự phòng có nguy cơ chai pin hoặc ẩm mạch, trong khi các sản phẩm gốm sứ và thủy tinh có thể bị nứt mẻ hoặc ố vàng nếu bảo quản không đạt chuẩn kỹ thuật.
Để nhận được mức chiết khấu tốt nhất, nhà cung cấp thường yêu cầu khách hàng thanh toán tạm ứng từ 30% đến 50% giá trị hợp đồng, phần còn lại thanh toán ngay khi bàn giao toàn bộ kiện hàng. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải đóng băng một khoản tiền mặt lớn vào tài sản quà tặng chưa sử dụng ngay.
Đối với những đơn vị có dòng tiền chưa thực sự vững mạnh hoặc cần xoay vòng vốn cho các hoạt động kinh doanh cốt lõi, việc chôn vốn vào kho quà tặng có thể tạo ra áp lực tài chính không nhỏ. Nếu doanh nghiệp gặp biến động về doanh thu trong năm, số vốn nằm im trong kho quà tặng sẽ trở thành một gánh nặng tài chính đáng kể.
Xu hướng quà tặng và thị hiếu của khách hàng thay đổi rất nhanh theo từng năm, từng mùa. Một mẫu quà tặng được ưa chuộng ở thời điểm quý một có thể trở nên lỗi thời hoặc kém hấp dẫn vào thời điểm cuối năm khi các dòng sản phẩm công nghệ mới hơn ra mắt thị trường.
Bên cạnh đó, các thông điệp tiếp thị, slogan hoặc hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp có thể được điều chỉnh theo từng giai đoạn chiến lược kinh doanh mới. Nếu đã in cố định toàn bộ thông tin lên hàng nghìn sản phẩm từ đầu năm, doanh nghiệp sẽ không thể chỉnh sửa nội dung in ấn, dẫn đến việc quà tặng trao tay đối tác không còn khớp với định hướng truyền thông hiện tại.
Nhằm giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn trực quan và dễ dàng cân nhắc trước khi đưa ra quyết định, bảng so sánh dưới đây tổng hợp các tiêu chí quan trọng nhất giữa hai phương thức mua sắm quà tặng hiện nay:
| Tiêu chí so sánh | Đặt gộp quà tặng dùng cho cả năm | Đặt quà tặng chia nhỏ theo từng sự kiện |
|---|---|---|
| Mức chiết khấu và đơn giá | Hưởng mức chiết khấu cao nhất (15% – 35%), giá gốc tận xưởng | Giá thành đơn vị cao hơn, mức chiết khấu thấp hoặc không có chiết khấu |
| Chi phí cố định (khuôn in, mẫu) | Tiết kiệm tối đa, chỉ mất chi phí làm khuôn và thiết kế mẫu thử một lần | Tốn kém chi phí làm khuôn in mới và phí thiết lập máy cho từng đợt |
| Dòng tiền và vốn lưu động | Đòi hỏi vốn đầu tư một lần lớn, dễ gặp tình trạng chôn vốn | Dòng tiền linh hoạt, chi trả theo từng giai đoạn phát sinh nhu cầu thực tế |
| Áp lực lưu trữ và kho bãi | Cần không gian kho lớn, có nguy cơ hao hụt hoặc ẩm mốc hàng hóa | Không tốn diện tích kho, hàng về đến nơi là phân phát sử dụng ngay |
| Tính đồng bộ nhận diện | Độ đồng đều về màu sắc logo, chất liệu sản phẩm đạt chuẩn tuyệt đối | Dễ xảy ra sai lệch màu sắc in và chất liệu giữa các lô hàng khác nhau |
| Tính linh hoạt truyền thông | Kém linh hoạt, khó thay đổi mẫu mã và slogan theo xu hướng mới | Rất linh hoạt, dễ dàng bắt kịp trào lưu và đổi mới quà tặng theo sự kiện |
| Rủi ro tiến độ mùa cao điểm | Hoàn toàn chủ động tiến độ, hàng luôn có sẵn trong trạng thái sẵn sàng | Nguy cơ cao bị trễ hàng hoặc khan hiếm nguồn cung vào dịp lễ Tết cuối năm |
| Áp lực thủ tục hành chính | Thực hiện quy trình ký hợp đồng và nghiệm thu hóa đơn một lần duy nhất | Lặp đi lặp lại quy trình khảo sát giá và phê duyệt thanh toán nhiều lần |
Không phải sản phẩm quà tặng nào cũng có thể lưu trữ trong thời gian dài mà vẫn giữ nguyên được độ bền và vẻ đẹp ban đầu. Doanh nghiệp cần phân loại rạch ròi nhóm sản phẩm thích hợp để gom đơn và nhóm sản phẩm chỉ nên đặt theo từng đợt ngắn.
Các sản phẩm có độ bền vật liệu cao, không chứa linh kiện pin phức tạp và không chịu tác động tiêu cực từ yếu tố thời tiết là lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc lưu kho dài hạn:
Ly sứ, bình giữ nhiệt kim loại và bộ ấm chén gốm sứ: Đây là các sản phẩm trơ về mặt hóa học, vỏ inox hoặc men sứ cao cấp giữ được độ sáng bóng qua nhiều năm nếu được bảo quản trong hộp giấy carton kín đáo.
Balo, túi xách vải dù và áo mưa: Vật phẩm làm từ sợi dù chống thấm nước có độ bền cơ học vượt trội, dễ gấp gọn và chiếm rất ít diện tích kho khi xếp chồng lên nhau.
Bút kim loại, móc khóa và kỷ niệm chương pha lê: Kích thước nhỏ gọn, không sợ han gỉ khi được bọc túi màng bảo vệ, rất thích hợp làm quà tặng hội thảo hoặc sự kiện diễn ra đều đặn hàng tháng.
Ô dù cầm tay cán thẳng hoặc gấp ba: Tặng phẩm mang tính tiện ích cao, dễ dàng cất trữ trong thùng quy chuẩn mà không lo ảnh hưởng đến cấu trúc xương dù.
Ngược lại, một số dòng quà tặng có hạn sử dụng ngắn hoặc rất nhạy cảm với môi trường lưu trữ cần tránh tuyệt đối việc gom đơn một lần cho cả năm:
Bánh kẹo, trà, cà phê và các loại hạt dinh dưỡng: Đây là những thực phẩm có hạn sử dụng nghiêm ngặt, việc để trong kho ẩm thấp dễ làm biến chất, ẩm mốc và mất đi hương vị tươi mới.
Thiết bị công nghệ chứa pin sạc (tai nghe không dây, sạc dự phòng): Pin sạc không được xả nạp định kỳ trong môi trường kho ẩm dễ bị phồng rộp, giảm dung lượng thực tế và tiềm ẩn rủi ro chập cháy điện.
Quà tặng thời trang mang tính xu hướng ngắn hạn: Các mẫu trang phục, phụ kiện đổi mốt liên tục theo từng mùa nếu đặt gộp cả năm sẽ tạo cảm giác nhàm chán cho nhân viên và khách hàng thân thiết.
Sổ tay bìa da công nghiệp giá rẻ: Chất liệu giả da kém chất lượng khi tiếp xúc với không khí nồm ẩm tại miền Bắc vào mùa xuân rất dễ bị bong tróc bề mặt da sau vài tháng cất trong thùng kín.
Để dung hòa trọn vẹn giữa mức chiết khấu cao và việc loại trừ rủi ro tồn kho, các doanh nghiệp thông minh thường không chọn cách cực đoan là đặt hết một lần rồi tự ôm kho. Thay vào đó, việc áp dụng các giải pháp đặt hàng linh hoạt dưới đây sẽ mang lại hiệu quả vượt trội.
Doanh nghiệp có thể đàm phán với nhà cung cấp về việc ký kết hợp đồng khung cho tổng số lượng quà tặng sử dụng trong năm để chốt được mức chiết khấu tối đa theo khung số lượng lớn. Tuy nhiên, điều khoản giao hàng và thanh toán sẽ được chia nhỏ theo từng đợt cụ thể tương ứng với từng quý hoạt động.
Cách làm này giúp xưởng sản xuất chủ động gom nguyên vật liệu giá tốt từ đầu năm và sắp xếp lịch vận hành máy móc vào các khoảng thời gian trống. Trong khi đó, doanh nghiệp nhận hàng thành phẩm theo từng đợt cần dùng, loại bỏ hoàn toàn chi phí bảo quản kho bãi và áp lực giải ngân vốn một lần.
Nhiều đơn vị sản xuất quà tặng chuyên nghiệp hiện nay cung cấp thêm dịch vụ hỗ trợ lưu trữ thành phẩm miễn phí hoặc với chi phí rất thấp trong vòng 6 đến 12 tháng tại hệ thống kho vận đạt chuẩn của họ. Hàng hóa được bảo quản trong môi trường kiểm soát độ ẩm và nhiệt độ nghiêm ngặt, hạn chế tối đa nguy cơ hao hụt do thời tiết.
Bên cạnh lưu kho, nhà cung cấp còn hỗ trợ khâu đóng gói tùy biến theo từng sự kiện. Cùng một mẫu bình giữ nhiệt hoặc sổ tay đã sản xuất sẵn, nhà xưởng có thể thay đổi túi quà tặng, thiệp chúc mừng hoặc ruy băng trang trí phù hợp riêng cho ngày Phụ nữ, ngày Doanh nhân hoặc quà Tết cuối năm theo từng đợt xuất kho của khách hàng.
Một công thức phân bổ ngân sách quà tặng an toàn và hiệu quả được nhiều chuyên gia khuyên dùng là quy tắc 70/30. Trong đó, 70% ngân sách sẽ được dùng để đặt gộp các sản phẩm quà tặng mang tính cốt lõi, dùng chung cho mọi đối tượng khách hàng và có độ bền lưu trữ cao như bình giữ nhiệt cao cấp, sổ tay, ô dù hoặc balo in logo.
30% ngân sách còn lại sẽ được giữ ở dạng tiền mặt linh hoạt để đặt hàng nhanh theo từng sự kiện đặc thù hoặc các chương trình mang tính đột xuất. Sự kết hợp hài hòa này vừa giúp tối ưu hóa phần lớn chi phí quà tặng qua chiết khấu đơn hàng lớn, vừa duy trì được tính sáng tạo và khả năng thích ứng linh hoạt trước mọi thay đổi của thị trường.
1. Đặt gộp quà tặng số lượng bao nhiêu thì bắt đầu nhận được mức chiết khấu tốt?
Mức số lượng để nhận chiết khấu tốt phụ thuộc vào từng nhóm vật phẩm cụ thể. Đối với các sản phẩm như bút bi, móc khóa, áo mưa, số lượng từ 1.000 chiếc trở lên sẽ có mức giá sỉ rất tốt. Đối với các dòng sản phẩm có giá trị cao hơn như bình giữ nhiệt, sổ da, balo quà tặng hay bộ ấm chén gốm sứ, đơn hàng từ 200 đến 500 chiếc đã có thể áp dụng mức chiết khấu từ 15% đến 25% tùy thuộc vào quy cách in ấn logo.
2. Có thể chia nhỏ một đơn hàng lớn thành nhiều mẫu mã quà tặng khác nhau không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chọn nhiều loại quà tặng khác nhau trong cùng một lần ký hợp đồng tổng. Tuy nhiên, mức chiết khấu của từng dòng sản phẩm sẽ được tính toán dựa trên số lượng của chính mẫu sản phẩm đó. Việc đặt 5 mẫu khác nhau, mỗi mẫu 100 chiếc sẽ có đơn giá sản xuất cao hơn so với việc đặt duy nhất 1 mẫu với số lượng 500 chiếc, do nhà xưởng vẫn phải tốn chi phí lên nhiều khuôn in và thiết lập máy móc cho từng loại chất liệu riêng biệt.
3. Nếu lưu kho cả năm thì chất lượng mực in trên sản phẩm có bị bong tróc hay bay màu không?
Chất lượng độ bền mực in phụ thuộc hoàn toàn vào công nghệ gia công được sử dụng. Nếu áp dụng các công nghệ hiện đại như in lụa mực nhiệt cao cấp, in tia cực tím (UV) hoặc khắc laser chìm sâu vào bề mặt kim loại, màu sắc và đường nét logo sẽ giữ được độ sắc nét từ 2 đến 5 năm mà không sợ phai màu hay bong tróc, ngay cả khi sản phẩm được lưu kho qua nhiều mùa thời tiết.
4. Doanh nghiệp có thể đàm phán thanh toán theo từng đợt xuất kho được không?
Hoàn toàn có thể thực hiện thông qua hợp đồng nguyên tắc hoặc hợp đồng cung ứng dài hạn. Thông thường, doanh nghiệp sẽ đặt cọc một khoản chi phí ban đầu để nhà xưởng nhập vật tư nguyên liệu và cố định mức giá chiết khấu. Sau đó, mỗi khi có yêu cầu xuất kho một lượng sản phẩm nhất định cho sự kiện cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán phần giá trị tương ứng của đợt hàng đó sau khi đã kiểm tra chất lượng nghiệm thu.
5. Thời điểm nào trong năm là thích hợp nhất để tiến hành đặt gộp quà tặng?
Thời điểm lý tưởng nhất để chốt hợp đồng đặt gộp quà tặng là vào cuối quý một hoặc đầu quý hai hàng năm (khoảng từ tháng 3 đến tháng 5). Đây là giai đoạn thị trường quà tặng bước vào mùa thấp điểm sau kỳ nghỉ Tết Nguyên đán, giá nguyên vật liệu đầu vào tương đối ổn định và các nhà xưởng luôn sẵn sàng đưa ra mức giá ưu đãi cùng chính sách chăm sóc chu đáo nhất để duy trì công suất dây chuyền sản xuất.
Quyết định có nên đặt gộp quà tặng dùng cho cả năm để hưởng chiết khấu cao hay không phụ thuộc rất lớn vào quy mô dòng vốn, khả năng quản lý kho bãi và kế hoạch truyền thông dài hạn của từng doanh nghiệp. Việc gom đơn mang lại lợi thế tài chính không thể phủ nhận và giúp thương hiệu duy trì tính đồng bộ cao cấp, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro về tồn kho nếu thiếu đi sự tính toán khoa học. Giải pháp tối ưu nhất là lựa chọn các đơn vị sản xuất uy tín như Thế Giới Quà Tặng để thiết lập hợp đồng cung ứng thông minh, vừa tối đa hóa mức chiết khấu vừa bảo toàn tính an toàn cho dòng tiền của doanh nghiệp suốt cả năm.
